Разбор классической административной школы менеджмента

Европа — родина административной школы управления

Продолжу обзор наследия классических школ менеджмента, к которым относятся:
• Школа научного менеджмента.
• Административная школа (классическая административная школа).
• Школа бюрократии.

В прошлый раз я рассказывал о школе научного менеджмента (посмотреть статью можно здесь). Теперь мы перенесёмся с североамериканского континента (именно там жили и трудились основатели) в Европу – родину классической административной школы.

Расцвет административной школы пришёлся на 1910- 1950 года. Вообще, рамок начала и конца «действия школы» не существует, хотя примерно можно говорить о временном диапазоне, в рамках которого ценности школы были популярны в научной и бизнес-среде. Основателем данного направления менеджмента является француз Анри Файоль (1841-1925) и ещё несколько англоговорящих последователей, среди которых Л. Гулик, Д. Муни, А. Рейли, Л. Урвик и др. Судьба А. Файоля интересна тем что всю свою трудовую жизнь он посвятил одному промышленному предприятию – горнодобывающей компании Франции, на которой проработал целых 58 лет. В отличие от своих коллег (Во Франции, конечно, было не одна крупная промышленная компания) он находил время для научной работы. А. Файоль стал основателем нового направления и подхода в менеджменте базирующегося на созданной им теории администрирования, благо практики у этого человека было достаточно. В 1916 году, за два года до увольнения с должности генерального директора он написал свой главный труд «Общее и промышленное управление», который точно так же как и труд «Научный менеджмент», написанный Ф. Тейлором в 1911 году, стал реперной точкой, обратившей науку о менеджменте в несколько ином направлении. Тейлор исследовал трудовые операции их оптимизацию, Файоль — функцию управления (администрирования) на предприятии в качестве отдельного рода деятельности. Цели у обеих школ были одинаковыми – повышение эффективности функционирования предприятия.

На любом предприятии выполняется 6 групп операций или функций

Поскольку я в своё время подробно описывал идеи, изложенные Ф. Тейлором в его книге, которые и стали фундаментом школы научного управления изложу теперь идеи, изложенные в книге А. Файоля «Общее и промышленное управление» ставшие фундаментом административной школы. Кстати сказать, что данная книга была переведена на русский язык (с французского) раньше чем на английский.

Все операции, которые протекают на любом предприятии А. Файоль разделил на 6 групп (буквальный перевод):

1. Технические операции (производство, выделка и обработка).
2. Коммерческие операции (покупка, продажа и обмен).
3. Финансовые операции (привлечение средств и распоряжение ими).
4. Страховые операции (страхование и охрана имущества и лиц).
5. Учётные операции (бухгалтерия, калькуляция, учёт, статистика и т. д.).
6. Административные операции (предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль).

Файоль называет эти 6 операций также функциями. Технические операции это и есть производственные операции в современном понимании. Страховые операции это не что иное, как операции, обеспечивающие «безопасность бизнеса», включая физическую охрану производства. Таким образом, Файоль охватил все области и современного предприятия. Конечно, в то время не было таких обособленных областей популярных ныне как маркетинг например, но зато было про продажи. Описывая коммерческую функцию он заключал: «если продукт не имеет сбыта – крах неизбежен» или вот такой тезис: «Уметь покупать и продавать так же важно, как уметь производить»— тезис вполне соответствует нашей сегодняшней парадигме — когда умение продавать, порой, важнее умения производить. Учётные операции на сегодняшнем предприятии стали более расширенные чем тогда, это помимо бухгалтерского учёта, учёт налоговый, финансовый, управленческий и т. д. «Это орган зрения предприятий. Эта функция должна давать предприятию возможность знать, какие им достигнуты результаты и куда оно идёт».

Административная функция по Файолю — это основа современного понимания функций управления

Основную часть исследования автор посвятил, конечно, административным операциям, хотя подчёркивается что всё 6 типов операций находятся «в тесной зависимости друг от друга». Административные операции состоят из пяти основных функций:

• предвидение,
• организация,
• распорядительство,
• координирование,
• контроль.

Теперь становится понятным когда и кем было основано современное понимание основных функций менеджмента которым нас учили (учат) в школах и институтах: планирование, организация, контроль, мотивация.

Предвидение
Можно догадаться, что функция «предвидение» у А.Файоля содержит в себе 2 отдельных направления: стратегическое управление и планирование (наша сегодняшняя функция менеджмента). Тогда, столетие назад, не было такого разделения. А. Файоль, вообще, не употребляет слово стратегия в своей работе, или стратегическое администрирование, в то же время он об этом говорит. Он пишет, что главное проявление предвидения - «программа действия». Программа действия это – «руководящая линия поведения», «приводит в действие все отделы и функции», «руководитель предприятия принимается за составление программы действия, указывает её цель и объём, определяет участие каждого отдела в общем деле, координирует отдельные части программы, гармонизирует её в целом и, наконец, принимает решение о том, какой держаться линии поведения». Или вот такой тезис «В крупном предприятии мы находим, наряду с общей программой, техническую, коммерческую, финансовую и прочие программы или же, наряду со всеобъемлющей программой, — частные программы отдельных служб». По-сути речь идёт про стратегическое управление про декомпозицию общей стратегии на отдельные составляющие. Хорошими чертами программы действий А. Файоль считает – единство, непрерывность, гибкость. Хотя, уважаемый читатель, стратегический менеджмент как отдельная ветвь науки зародится только во второй половине ХХ века. Как бы то ни было, функция понятна.

Организация
«Организовать предприятие — значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьём, оборудованием, деньгами, персоналом» Организация (предприятие) рассматривается как механизм материальный и социальный. Материальная часть — это сырьё, оборудование, деньги. Социальная часть — это персонал. Важное значение уделяется построению «социального организма». Тут возникает чёткая административно-управленческая иерархия индивидов, оформленная в виде пирамид, где во главе стоит генеральный директор, ему подчиняются помощники и руководители отдельные функциональных направлений, которым, в свою очередь, подчиняются другие руководители, органы и члены рангом пониже и так до самой нижней ступеньки — рабочих. Социальный организм сравнивается с живым организмом, где в центре управления стоит нервная система и мозг посылающая и принимающая импульсы от отдельных частей тела. Согласно положениям школы, каждый сотрудник компании обладает компетенциями в том или ином объёме по всем вышеуказанным функциям или процессами происходящим в компании. Ниже в таблице (Таблица 1) показано в каком объёме сотрудник должен владеть той или иной «установкой», её важность.

Видна тенденция: чем ниже ранг служащего, тем выше его знание производственной установки, чем выше ранг служащего, тем выше знание административной установки. Можно сказать, это не что иное, как прообраз профиля компетенций должности или сотрудника, которые распространены сегодня, указаны наименование критерия и его вес. Как видно из таблицы Файоль не ограничивался масштабом предприятия. Помимо данных установок сотрудники должны обладать определёнными качествами такими как: здоровье, ум, нравственные качества, общие и специализированные знания, опыт. Аналогичные требования предъявляемые и сегодня.

Распорядительство
Следующая функция распорядительство сегодня не столь актуальна, но в то время была необходима, поскольку многое держалось на этом. «Когда социальный организм построен, нужно заставить его действовать. Здесь начинается роль распорядительства» В то время никто никого не уговаривал. Издавались приказы, которые имели силу и должны были выполняться, но, в то же время, руководитель, издающий приказы, должен соблюдать правила и владеть определёнными качествами, чтобы приказы были действованными, такими как знание своего персонала, демонстрация хорошего примера и т. д.

Координирование
Следующая функция координирование вполне может быть выделена и сегодня, поскольку потребность в ней есть особенно на крупных компаниях имеющих несколько объектов управления. Как говорит Файоль «координировать — это значит согласовать все операции таким образом, чтобы облегчить его функционирование и успех». Признаки хорошей координации — каждая служба работает в согласии со всеми остальными, в каждом отделе осведомлены о своей доле участия в общем деле, оперативные программы работ постоянно согласуются с обстоятельствами. Для поддержания этого состояния согласованности сторонники школы используют такой инструмент, как совещание. «Задача этих совещаний — не разработка программы действия предприятия, а облегчение осуществления этой программы по мере развития событий». Совещание это и есть инструмент координации. Правда возможная его бесполезность и рутинность, которую оно зачастую приобретает сегодня, была обозначена Файолем. Ключевое значение тут имеет умения руководителя проводить данные мероприятия эффективно и с пользой для общего дела. «Но нужен известный талант, при отсутствии которого оно может стать скучным, бесцветным и однообразным».

Контроль
Следующая функция контроль, и тогда, сто лет назад и сегодня одна из главных для любого менеджера. Вот что пишет А. Файоль: «Контроль в предприятии состоит в проверке — всё ли протекает согласно принятой программе, согласно данным приказаниям и установленным принципам». «Цель контроля - отметить ошибки и заблуждения, чтобы можно было их исправить и избежать их повторения». Можно сказать, что это современный прообраз план-фактного анализа. При этом анализируется каждая область: производственная, коммерческая, финансовая, страховая, учётная и административная. Важно не путать функцию контроля с распорядительством, как отмечает А. Файоль.

Итак, согласно А. Файолю и административной школе управления УПРАВЛЯТЬ — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.
Предвидеть — значит учитывать грядущее и вырабатывать программу действия.
Организовывать — значит строить двойной (материальный и социальный) организмпредприятия.
Распоряжаться — значит заставлять персонал надлежаще работать.
Координировать —связывать связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия.
Контролировать — значит заботиться о том, чтобы всё совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям. Вместо слова «управлять» А. Файоль и другие основатели школы говорили администрировать, подразумевая пять вышеуказанных функций, хотя управлять нужно и другими областями и А. Файоль это понимал и говорил, что управление всеми областями это есть «правление».

Среди перечисленных функций нет функции мотивации, но это не удивительно для тех времён. Мотивировали в основном материальными методами через различные способы исчисления заработной платы (повременная, поштучная), изучением вопросов мотивации рядовых сотрудников в особенности никто не занимался.

Современный взгляд на принципы управления Файоля

А.Файоль описывает знаменитые принципы управления. Поскольку область администрирования относится к сотрудникам, к «социальному организму» то и принципы управления служат персоналу и его стройной системе. Принципы эти не жёсткие, и не конечные, но на них базируется административная школа управления. Вот эти принципы:

1. Разделение труда.
2. Власть.
3. Дисциплина.
4. Единство распорядительства (командования).
5. Единство руководства.
6. Подчинение частных интересов общему.
7. Вознаграждение.
8. Централизация.
9. Иерархия.
10. Порядок.
11. Справедливость.
12. Постоянство состава персонала.
13. Инициатива.
14. Единение персонала.

 

Разделение труда
Разделение труда – естественный социально-экономический процесс, с давних времён, который повышает специализацию и производительность, но требует координирующих усилий. Интересно наблюдать за тем как протекает это явление в экономической жизни общества. Процесс разделения труда со временем усложняется, возникают и противоположные процессы. Сегодня разделение труда приобретает различные формы, например в виде аусторсинга различных функций, который так сегодня популярен. Чем больше предприятие, тем выше в нём разделение труда, большее количество сотрудников занимается специализированной работой. На малом предприятии руководителю приходится заниматься всем самому.

 

Власть
По модели А. Файоля (административной школы), власть – «право отдавать распоряжения и сила, принуждающая им подчиняться». Власть отождествлена с ответственностью. Тот, кто владеет властью должен обладать высоким «моральным обликом» и быть справедливым. Сегодня власть между людьми не только и не столько административная, но и социально-психологическая, экономическая. Административная власть как возможность влиять на поведение людей, заставлять их делать что-то, зачастую против их воли теряет актуальность, также в меньшей степени важны полномочия которыми обладают человек, занимающий ту или иную должность. В то же время растёт тенденция вовлечения сотрудников в достижение разделяемых всеми целей на основе разделяемых ценностей. На современном предприятии не нужно уговаривать и приказывать работнику что-то делать, нужно чтобы цели и принципы организации и работника совпадали, тогда сотрудник сам начнёт делать то что нужно. Тут возникает необходимость в особых руководителях – лидерах о которых я напишу отдельно.

 

Дисциплина
Дисциплина по А. Файолю, «это, по существу, повиновение, усердие, деятельность, манера держать себя, внешние знаки уважения, проявляемые соответственно установленному между предприятием и его служащими соглашению». Трудовая дисциплина важна и сегодня, хотя её значение преувеличивать, считаю не нужно особенно для современных небольших организаций, но для чего нужна дисциплина в маленьком творческом коллективе архитекторов? А вот если сотрудники (диспетчер или машинист) крупной железнодорожной корпорации, например, РЖД, перестанут быть дисциплинированными то результат будет плачевным — поезда перестанут ходить или будут опаздывать. Для таких организаций принцип актуальный в них действуют правила трудового распорядка, различные нормы, инструкции и правила. Для руководителей предприятий любого масштаба важна также самодисциплина как способность действовать независимо от эмоционального состояния. Самодисциплина позволяет поддерживать устойчивое профессиональное и личностное развитие руководителя и его подчинённых.

 

Единство распорядительства (командования)
Правило согласно школе таково: «служащему может давать два приказания относительно какого-либо действия только один начальник». Позиция понятна и логична, в стабильной системе, где вся ответственность разграничена, составлена стройная иерархия не должно возникать таких ситуаций, они подрывают порядок, общую управляемость, дисциплину и вводят сумятицу в делах. Однако современные организационные структуры вполне допускают двойное подчинение, например, в матричной организационной структуре, когда у сотрудника отдела помимо функционального руководителя появляется руководитель проекта, который координирует работу нескольких функциональных подразделений. Внутренняя среда компании усложняется, сейчас рядовому сотруднику нужно уметь подчиняться двум руководителям одновременно.

 

Единство руководства
Для современного предприятия принцип актуален. Можно сказать, это не что иное, как единая миссия, цель, стратегия. Проблемы и сейчас возникают когда, например, у предприятия два и более собственника, которые по-разному видят стратегию развития компании, этот недопустимо. В данных вопросах необходимо единоначалие или (если учредителей несколько) совпадение взглядов. Стратегическое видение должно быть единым.

 

Подчинение частных интересов общим
Принцип устарел. Частные и корпоративные интересы должны не подчиняться друг другу, а быть взаимодополняемыми. Схожими должны быть и ценности сотрудника и компании, и единое понимание миссии.

 

Вознаграждение персонала
Вознаграждение персонала, как и тогда, сегодня очень важно. В те времена, более ста лет назад, мотивировали в подавляющем большинстве материально, используя разные системы оплаты труда. Сегодня для мотивации и стимулирования сотрудника используют самые различие нематериальные методы и подходы, которые порой оказывают более сильное влияние, чем просто деньги.

 

Централизация
Централизация (децентрализация) преимущественно остаётся актуальной для крупных компаний, с широкой развитой филиальной сетью, например. Главный вопрос при этом, сколько нужно дать независимости руководителям филиалов для обеспечения максимальной эффективности работы всего холдинга.

 

Иерархия
Принцип актуален для крупных стабильных компаний. Файоль, помимо вертикальных связей, которые преимущественно соответствую иерархической структуре допускал и утверждал, что могут быть более эффективные  горизонтальные связи между сотрудниками разных отделов, при том условии, что их непосредственные начальники дали на это санкцию. Это экономит кучу времени т. к. в обычном режиме для решения совместного вопроса пришлось бы задействовать главу А и всех его подчинённых по цепочке (Е-А-П и П-А-Е). Данная горизонтальная связь (Е-П) обозначена на рисунке 1. Горизонтальные коммуникации — очень распространённое явления в компаниях

Рисунок 1. Горизонтальная связь между сотрудниками в иерархической структуре

Порядок
Согласно административной школе порядок на предприятии должен быть материальным и социальным. Материальный порядок — это «определённое место для всякой вещи и всякая вещь на своём месте» актуально для любого современного производственного, складского предприятия. Оптимальное расположение вещей позволяет сократить потери материала и времени, а также облегчить все операции, производимые с ними. Социальный порядок означает подходящий человек на подходящем месте. Тут важное значение приобретает правильный подбор персонала как одна из основополагающих функций современного отдела персонала на любом предприятии. Актуально в наше время.

 

Справедливость
Справедливость как принцип, которым должна руководствоваться администрация к персоналу, считаю, не так актуален. Сегодня развито трудовое право, которое защищает интересы рабочих, в крупных компаниях работают профсоюзы. В современных рыночных реалиях, если работник считает, что с ним поступают не справедливо в плане вознаграждения, он всегда может уйти туда, где его вклад будет оценён более справедливо.

 

Постоянство состава персонала
Этот принцип минимизации текучести актуален и сегодня. Текучка персонала девальвирует время и усилия, потраченные предприятием на адаптацию и обучение сотрудников на своём рабочем месте. Каждое увольнение сотрудника это издержки предприятия.

 

Инициатива
Сегодня инициатива является личным качеством, предъявляемым к сотрудникам многих компаний. Задача администрации способствовать проявлению этого качества и его сохранению. Ведь инициативный сотрудник не будет отсиживать свои часы в офисе, он заинтересован в решении поставленных перед ним задач любым путём.

 

Единение персонала
«В единении – сила». «Гармония, единение персонала предприятия — большая сила в предприятии. Стало быть, надо стремиться её установить». Эти цитаты из описания этого принципа не потерявшие актуальности и сегодня.

 

Вот основные положения, которые содержит главный труд Файоля — основателя административной школы управления. Нужно отметить, что книга оказалась не завершённой но её содержания оказалось достаточно, чтобы зародить новую доктрину в управлении предприятиями – доктрину административную или по-другому административную теорию (теорию администрирования).

---

Ещё одним видным представителем классической административной школы был американец Лютер Халси Гулик (1892-1993). Л. Гулик специализировался на изучении государственного управления, занимал различные должности в правительстве США. За свою долгую жизнь издал большое количество книг и работ. Так же как и А. Файоль Л. Гулик формулировал универсальные принципы организации сходные с теми, которые формулировал А. Файоль, в его видении появился новые принципы – принцип делегирования, департаментализация, децентрализация. Функции управления Л. Гулик видел немного по-иному теперь это: планирование, организация, управление персоналом, руководство, координация, отчётность и составление бюджета. Гулик предвосхитил современную структуру по управлению персоналом на предприятии. Определил задачи, которые должна решать эта структура: развитие творческих качеств, улучшение моральной атмосферы, осуществление нематериального (морального) стимулирования труда, учёт специфики человеческих отношений. 

 

Ещё одними исследователями - приверженцами административной школы управления были два американских топ-менеджера работавшие вместе в известной компании General Motors, которая и сегодня входит в ТОП-крупнейших производителей автомобилей – Джеймс Муни (1884–1957) и Алан Рейли (1869–1947).
Авторы представили короткий набор универсальных принципов, применяя которую можно создать эффективную организацию (структуру). Вот эти принципы.

Принцип координации.  Главный принцип, пронизывающий любую деятельность. Для этого необходимо сформировать общую для всех сотрудников и подразделений цель и следовать ей. 

Власть руководителя и иерархия. Руководитель должен уметь делегировать часть своей работы подчинённым а также уметь вдохновлять их. Каждая должность и департамент имеют исчерпывающий набор инструкций для достижения общей цели, их деятельность постоянно координируется.

Принцип функциональности. Подразумевает обособление отдельных структур и их специализацию, внутри вертикальные и горизонтальные связи.

Принцип линейного и штабного персонала. Штабной персонал при руководителе (администрация) как, условно говоря, голова. Линейный – ближе к производству там действуют связи подчинённый - начальник.  Принцип, который также актуален и сегодня для крупных корпораций.

 
Эти принципы, по мнению авторов, как физические законы, которые нельзя не соблюдать при строительстве организаций. В принципе можно согласиться.

Ключевые положения административной школы менеджмента

Итак, выведу ключевые положения школы, которые не потеряли актуальности и сегодня.

Вместо итогов

Уважаемый читатель, закончен обзор классической административной школы управления. Я уверен любому руководителю, лидеру, знание этой школы помогут составить правильный взгляд на компанию и людей, выработать необходимый стиль управления и принимать эффективные решения.