В этой статье я предоставлю краткую информацию по результатам исследования областей бизнеса, которые в настоящее время претерпевают активную «цифровизацию», а также рассмотрю варианты программного обеспечения (ПО). Все понимают: эффективный бизнес - это бизнес с использованием информационных технологий, в том числе в области управления.
Задача исследования: выделить активно автоматизирующиеся функциональные области предприятий, привести отечественные и зарубежные примеры соответствующих информационных систем.
В этой работе будут описаны и систематизированы лишь некоторые направления, которые отцифровываются в настоящее время в различных рода и масштаба компаниях. Под информационными системами я буду подразумевать преимущественно программное обеспечение.
Рассчитываю, что обзор поможет специалистам, менеджменту и всем интересующимся лицам лучше разбираться в различных аспектах бизнеса и информационных технологиях управления.
Бухгалтерскую и налоговую отчётность обязано вести любое предприятие или компания, состоящая даже из одного человека. Деятельность в области бухгалтерского и налогового учёта на российских предприятиях достаточно рутинна, основная часть процессов учёта регламентирована законодательством. Государство осуществляет надзор за этой деятельностью в первую очередь в целях обеспечения прозрачности уплаты налоговых отчислений. Помимо государства, интерес к бухгалтерии компании проявляют кредиторы и инвесторы. По анализу бухгалтерской отчётности можно сделать вывод о состоянии компании, о её финансовой устойчивости и прочее.
Бухучёт хорошо регламентированная область с устоявшимися процессами, среди которых:
Работа бухгалтера, таким образом, изначально очень трудоёмка, но на помощь приходят профессиональные бухгалтерские программы, получившие известность и повсеместное распространение. В России одна из самых известных таких программ это программа «1С:Бухгалтерия».
Благодаря подобным программам, все вышеперечисленные процессы и работы уже запрограммированы заранее в виде программных алгоритмов. Стандартные формы, шаблоны уже заведены в программу, и управление ими осуществляется в удобном интуитивно понятном интерфейсе с помощью клавиатуры, монитора, мышки и, иногда, сканера штрихкода.
Представьте, если какое-то время назад нужно было заполнить и сдать какой-либо отчёт или форму, для этого нужно было найти актуальную форму этого документа, изучить регламент её заполнения, порядок сдачи, заполнить, распечатать, подписать, отправить… Используя бухгалтерское программное обеспечение вручную это делать уже не нужно, документ уже заведён в программу, данные в нём сгенерируются полуавтоматически и система сама уведомит бухгалтера о том что он готов и его нужно отправить в электронном виде в пенсионный фонд, например. Бухгалтеру-оператору надо лишь проконтролировать этот процесс, который выполняет машина, ввести данные, если это необходимо и дать необходимые команды мышкой. Отправка отчётности во все фонды и налоговую происходит в полуавтоматическом режиме с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Бухгалтерская система, как и любая другая информационная система, условно состоит из аппаратной части и программного обеспечения. Аппаратная часть — это «железо»: серверы, компьютеры, различные устройства, инфраструктура. ПО это программы - «софт», которые управляют этим железом. Чтобы начать вести бухгалтерию в 1С необязательно покупать и устанавливать лицензии и сервера у себя на предприятии. Программу и сервер можно арендовать и пользовать ими удалённо, непосредственно в веб-браузере или программе-клиенте через интернет. Такая технология называется SaaS (Software as a service) - программное обеспечение как услуга. Она позволяет экономить на покупке «железа» а также получать ряд других преимуществ.
Среди небольших фирм популярны сервисы бухгалтерии на аутсорсинг. По сути, это сервис почасовой аренды профессионального бухгалтера, который делает свою работу тогда когда это нужно: ведёт бухгалтерию, делает проводки, сдаёт отчётность. Этот арендованный специалист работает как дистанционно, так и непосредственно на предприятии. Данные решения могут быть доступнее альтернативы иметь собственного бухгалтера на полную ставку, но имеют определённые ограничения.
Ещё одной областью, которая традиционно «отцифровывается» на многих предприятиях является область документооборота. Документ понятие широкое. В компании документ может означать что угодно: входящая корреспонденция, внутренний приказ, договор с контрагентом, регламент деятельности и многое другое. Документ в организации это некое выражение, итог какой-то деятельности или какого-то процесса независимо от их природы и стадии.
Если упорядочить работу с документаций с помощью информационной системы, то можно повысить управляемость и контролируемость организации. Такие системы у нас в стране называют Системами Электронного Документооборота (СЭД). За границей схожим, но несколько более широким, функционалом обладают системы класса ECM (Enterprise Content Management) - управление корпоративным содержанием. Некоторые отечественные СЭД, так же позиционируют себя как системы ECM.
Классический функциональный набор системы СЭД (например, LanDocs) следующий:
Простой пример из практики — согласование договора (документа) с контрагентом между двумя и более лицами внутри организации. Если бы это делалось вручную в бумажном виде, то нужно распечатать документ, организовать его последовательное «путешествие» по отделам, написать на бумажке возражения или сообщить их всем устно, повторно согласовать, при необходимости организовать совещание для решения проблемных вопросов. Если делать эти процессы вручную, то требуется неприемлемо большое количество времени. С помощью системы СЭД все эти операции автоматизируются. Система сама определит и проконтролирует процесс движения и согласования документа по заложенному в неё алгоритму, оповестит ответственных о необходимости того или иного действия в нужное время. Таким образом, скорость процесса возрастает. В этом случае с помощью информационной системы регламентируется и сам процесс «согласование договора», при этом за счёт исключения рутинной исполнительной и организационной работы высвобождается рабочее время персонала.
Главной тенденцией развития всех информационных систем, включая СЭД, является расширение функциональности, в том числе за счёт «копирования» функционала систем смежных областей. Например СЭД TESSA имеет дополнительный модуль моделирования бизнес-процессов (workflow-движок) в котором с помощью простого графического редактора можно смоделировать и описать разные бизнес-процессы предприятия (алгоритмы) и настроить контроль за их выполнением. Но это уже «зона ответственности» систем класса BPM, о которых речь пойдёт ниже.
Теория и практика процессного подхода в управлении предприятиям в настоящее время активно распространяется. Существует управленческая концепция Business Process Management (BPM), согласно которой работа в компании выстраивается в виде сети взаимосвязанных бизнес-процессов (БП). Концепция BPM используется в таких областях как: бизнес-анализ, управление проектами, управление рисками, управление качеством, разработка KPI и многих других.
Для использования концепции на практике придуманы методологии, различные системы условных обозначений (нотации), позволяющие представить бизнес-процессы компании в удобном графическом виде (например, нотации BPMN или IDEF0). И, конечно же, сегодня на рынке имеется множество информационных систем, автоматизирующих процессный метод веде́ния бизнеса. Эти системы относятся к классу BPMS. Пример — отечественные платформы ELMA и Creatio.
Согласно процессному подходу любая деятельность на предприятии состоит из отдельных бизнес-процессов. БП имеет вход (исходная ситуация) и выход (результат процесса). Преобразование входа в выход производит человек и устройства вокруг него по известным правилам и инструментам. Ничто не делается просто так, для любого действия должна быть причина — реальная потребность в этом результате работ, т. е. у результата или у любой работы или операции должен быть клиент, который в ней заинтересован. Клиент может быть внутренним или внешним. Процессов в компании сотни и даже тысячи, есть основные БП есть обеспечивающие. Какие-то процессы идут параллельно, какие-то последовательно. У каждой компании есть БП, однако у большинства компаний они никак не формализованы и не описаны.
С помощью систем BPMS процесс можно проектировать т. е. раскладывать на отдельные элементы, назначать ответственных, устанавливать сроки, описывать требования к качеству результата, задавать исходные ресурсы для выполнения и др. Как система это делает? В визуальном редакторе, на основе принятой нотации, моделируется некоторый процесс. При проектировании процесса туда закладывается вся вышеперечисленная информация о БП, о его участниках. После проектирования и отладки процесс запускается, система начинает работать по заданному алгоритму: автоматически начинает отправлять задачи исполнителям рассылать сообщения (у каждого участника установлен клиент на своём компьютере или смартфоне), контролировать ход их выполнения, т. е. БП таким образом, автоматизируется. В любой момент процесс можно модифицировать (оптимизировать) в том же графическом редакторе.
В одной из своих статей, я разбирал школу научного менеджмента, и там приводил пример как Ф. Тейлор (основатель школы) проводил исследования эффективности труда рабочих на предприятиях. Выработка труда работников в начале эпохи индустриализации была очень маленькой. Тейлор выявлял причины низкой производительности труда и разрабатывал мероприятия, следуя которым рабочий повышал свою производительность. В частности, рабочему по переноске металлических болванок указывали каким образом и в какой последовательности нужно делать работу, с какой периодичностью отдыхать в течение смены. Тейлор стоял рядом с рабочим с секундомером на протяжении всей смены и следил чтобы всё неукоснительно было соблюдено, в результате производительность труда рабочего выросла в три раза. Сегодня аналогичную работу по контролю за исполнением регламентированного БП выполняет система BPMS, как бы указывая сотрудникам что, когда и как нужно делать.
Система BPMS может охватывать многие БП на предприятии, в том числе те, что уже автоматизированы в других программных комплексах, например в том же «1С». С помощью различных инструментов осуществляется интеграция двух систем на программном уровне. Из системы «1С» BPMS, например, может извлекать необходимые данные для работы по процессу в полуавтоматическом режиме.
Следующее направление автоматизации часто относят к логическому продолжению развития технологии BPMS это технологии RPA (Robotic Process Automation) — роботизированная автоматизация процессов. В чём разница между автоматизированным процессом и автоматическим? Автоматический процесс осуществляется без участия человека. Можно ли передать выполнение процесса роботу? Да, если это повторяющийся, рутинный процесс.
Сегодня на предприятиях скопилось много процессов, которые могут осуществляться без участия человека. Например, процесс выставления счёта на оплату. Традиционно бухгалтеру или менеджеру необходимо создать счёт при наступлении определённого события, после чего он заполняет реквизиты компаний, наименование платежа, сумму… Всегда процесс создания счёта одинаков, значит можно бухгалтера или менеджера от этой рутинной работы освободить. Эту работу может выполнять системы класса RPA с помощью так называемых программных роботов (software robots).
Программный робот точно так же найдёт реквизиты, укажет наименование платежа, присвоит номер документу. Ему нужно лишь один раз показать, где какую информацию брать. Типовые роботы умеют:
При работе роботу приходится «обращаться» к разным информационным системам и приложениям, программам (например, Excel), различным данным, установленным на предприятии. Такую стыковку можно осуществить на программном уровне, например, через API (Application Programming Interface), что можно охарактеризовать как «долго и дорого», но есть второй гениальный вариант который часто используют данные системы — это имитация работы человека посредством работы мышки и клавиатуры. Робот запоминает движение мышкой в программном интерфейсе на экране затем в точности всё повторяет. Ещё одним важным преимуществом такого подхода является решение проблемы интеграции различных программ между собой, ведь любая программа содержит интерфейс к которому теперь имеет доступ робот.
Пример простого ПО класса RPA российского производства.
В мире тренд автоматизации процессов с помощью RPA растёт. Моду задают такие крупные вендоры ПО как UiPath, которые являются, по сути, интеграторами, объединяя различные компоненты автоматизации и активно добавляя во всё это технологии искусственного интеллекта (машинное обучение, обработка запросов на естественном языке, компьютерное зрение), отсюда и новое название и новый класс ПО IPA (Intelligent Process Automation) - интеллектуальная автоматизация процессов.
Если решения класса BPM/RPA используют в основном средние компании, которые работают в конкурентных средах и ищут способы повышения операционной эффективности, то следующий класс ПО в России известен многим: и крупным компаниям, и совсем малым, в том числе молодым задорным предпринимателям и бизнесменам, только что получившим порцию мотивации на очередном бизнес-форуме или тренинге — это решения класса CRM (Customer Relationship Management), т. е. управление взаимоотношением с клиентами.
Что сегодня является задачей номер один для любого предпринимателя или компании? Конечно, обеспечение продаж. Чтобы фирма существовала ей нужны деньги от продаж, и чем их больше, тем лучше. Вторая задача предпринимателя или компании — это обеспечение принятых на себя обязательств, поставка качественного товара или услуги покупателю в срок за эти деньги. Так вот как раз помогать решать первую задачу (продать) и призвана CRM-система, автоматизируя ключевые бизнес-процессы связанные с продажами, маркетингом и сервисом.
В бизнесе в сфере взаимоотношений с клиентами существует ряд стандартных задач. В области продаж это захват внимания, презентация продуктов, омниканальные коммуникации с клиентами, управление воронкой продаж, обеспечение дополнительных и повторных продаж и прочее. В области маркетинга и рекламы: проведение маркетинговых операций, осуществление продвижения и рекламы, управление сайтами и лендингами, использование обратной связи с клиентами для улучшения продукта. В области сервисного обслуживания это работа с запросами на обслуживание и сервис, работа с рекламациями и т.д.
Любая имеющаяся на рынке CRM-система содержит всё необходимое для качественного управления этими и другими смежными процессами, например Битрикс24. Эта система управляет каналами коммуникаций с клиентами, в полуавтоматическом режиме ведёт воронку продаж, автоматически рассылает письма клиентам и сообщения сотрудникам, имеет различные инструменты планирования продаж и управления персоналом, работает с документами, имеет аналитический блок и многое другое.
Передовые и известные во всём мире CRM-системы, например Salesforce, являются IT-экосистемами где помимо основного функционала CRM можно найти и использовать любую потребную под нужды бизнеса технологию: автоматизация процессов, роботизация, системы искусственного интеллекта, предиктивная аналитика и информационные панели, создание приложений на базе платформы, системы коммерции, интернет вещей, безопасность и даже блокчейн! Основной тренд на расширение функциональности, про который я говорил выше, работает и тут. Как вы видите это уже не просто «сиэрэмка» в нашем традиционном понимании, это постоянно расширяющаяся за счёт новых технологий информационная экосистема, хребтом которой служат процессы взаимоотношений с клиентами.
В любом бизнесе есть поставщики, поставляющие компании свои товары и услуги и которые компания использует для производства своего товара или услуги. Предприятие, ищущее более выгодную конкурентную позицию, обязано улучшать ценовую политику в целом по своему продукту и структуру себестоимости в частности. Себестоимость продукции формируется в том числе за счёт цен поставщиков, и если суметь находить более дешёвых и эффективных поставщиков, а также снизить управленческие затраты на эти процессы, то можно снизить и цену своей продукции при неизменном качестве. Правильно построенные взаимоотношения с поставщиками, применение соответствующей информационной корпоративной системы служат этим целям.
Менеджерам и руководителям известны типичные бизнес-процессы при работе с поставщиками, среди которых:
Данные бизнес-процессы для любого предприятия в целом типовые, а значит, могут быть автоматизированы.
Современные российские SRM – системы, например система управления закупками iTender SRM, позволяют автоматизировать работу с поставщиками по полному циклу, начиная с планирования закупок и оценки рисков до контроля взаиморасчётов с поставщиками.
Важной составляющей практически любой SRM является возможность организации собственной электронной торговой площадки, где в режиме онлайн осуществляется размещение корпоративных закупок и управление ими.
Большое количество ПО в сфере электронных торгов представлены в виде отдельных облачных сервисов «электронная торговая площадка», где заказчики могут разместить свой тендер и организовать его проведение, а поставщики выбрать для себя подходящий тендер и поучаствовать в нём. Примеры крупных федеральных площадок «Росэлторг» или ЭТП ГТП.
Нужно отметить, что сфера государственных закупок в России имеет гигантские размеры, ввиду наличия большого количества государственных и муниципальных предприятий во всех отраслях хозяйства, которые тратят триллионы рублей для своих нужд через эти торговые площадки. При этом деятельность в сфере закупок для этих предприятий (и предприятий с государственным долевым участием) регламентирована федеральным законодательством (ФЗ №44, ФЗ №223). Ввиду объема и развитости данной отрасли в России существует отдельное русскоязычное обозначение данной сферы – автоматизация закупочной деятельности (АЗД).
Бизнес-аналитика или интеллектуальный анализ данных (Business Intelligence — BI) это ещё одно направление, которое сегодня активно отцифровывается с использованием программных и аппаратных средств класса BI.
Вначале несколько утверждений, не требующих доказательств.
Главной задачей систем бизнес-аналитики является обработка данных и извлечение полезной информации, и визуализация результатов в наглядном виде.
Хранение, просмотр и анализ данных осуществляется с помощью распространённой технологии OLAP (online analytical processing) - оперативный анализ данных или интерактивная обработка данных. Технология работает как многомерное хранилище данных или OLAP-куб, в котором в виде «ребра» и «граней» заложены массивы данных - анализируемые показатели: время, единицы продукции, денежные единицы и т. д. С помощью этой технологии осуществляется многомерный анализ структурированных данных имеющих большой объём.
Умение представить результат анализа в наглядном, информативном виде без лишнего —целая наука. Системы класса BI могут осуществлять визуализацию информации в виде так называемых панелей мониторинга или дэшбородов - наборов различных графиков, интерактивных диаграмм, карт позволяющих максимально упростить восприятие самой важной, ключевой информации. На панели мониторинга в режиме онлайн могут отображаться показатели из любой сферы бизнеса: общая выручка, выручка по группам, прибыль, динамика выполнения плана, количество проданных единиц продукции, количество повторных продаж, количества новых клиентов, затраты, дебиторская задолженность, рейтинги поставщиков, и многое другое, что необходимо для полного обзора состояния бизнеса на текущий момент времени.
Пример отечественной системы описательной аналитики – аналитическая платформа Visiology. Источниками данных для такой системы служит 1С, SAP, CRM, excel-файлы, хранилища данных, и прочая IT-инфраструктура компании.
Широкие возможности для поиска, анализа и визуализации разнородной информации представляют программно-облачные комплексы от мировых вендоров, например платформа Power BI от Microsoft. Это целая информационная экосистема, с множеством готовых приложений (наборов отчётов) для различных отраслей и сфер бизнеса. Чтобы настроить отчёт (панель мониторинга содержит несколько плиток визуализаций, по каждой плитке свой отчёт) не требуется специальных знаний. Это можно сделать в конструкторе отчетов с типовым интерфейсом программных продуктов Microsoft. Данная система позволяет подключиться к множеству различных источников данных: папки, базы данных, сервера, сайты, другие программные комплексы, в т. ч. CRM, ERP, big data, интернет вещей и прочее.
Нужно отметить, что информацию можно извлекать не только из подготовленных источников данных, но и из «сырых» данных используя при этом механизмы более глубокого, интеллектуального анализа. Совокупность таких методов именуют Data Mining (извлечение данных). По определению нашего соотечественника Григория Пиатецкого-Шапиро, Data Mining — это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных и доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности. Анализ данных с помощью статистических методов, нейронные сети, машинное обучение, дерево решений, эволюционное программирование, генетические алгоритмы все это методы Data Mining. С помощью DM реализуется и так называемая предиктивная (предсказательная) аналитика, в результате которой создаются прогнозы развития тех или иных ситуаций и кейсов. Зачастую системы Data Mining имеют свои собственные средства визуализации данных, все эти фишки ставят их в отдельный класс систем по бизнес-анализу.
Таким образом, системы класса Business Intelligence/Data Mining позволяют поддерживать принятие решений в любой сфере бизнеса, где есть возможность систематического сбора данных в том или ином виде, на основе качественной деловой информации.
Говоря об автоматизации управления, нельзя не говорить об уже классических концепциях управления производственными предприятиями и соответствующих программных комплексов. Это концепции MRP (Material Requirements Planning) - планирование материальных потребностей и дальнейшее её развитие MRP II (Manufactory Resource Planning) – планирование производственных ресурсов. MRP II уже стандартом (документ «MRPII Standart System» от американской организации APICS).
У производственных предприятий существует потребность в решении типовых задач, среди которых: прогнозирование спроса для составления плана выпуска продукции, разработка производственного графика, разработка графика поставок комплектующих, оборудования и сырья (план заказов), оптимизация размеров запасов, управление складом, управление логистическими цепочками, управление дистрибуцией. Все эти процессы являются взаимодополняющими. Если, например, при сборке изделия будет отсутствовать один комплектующий из большого множества, то производство встанет, чтобы не допустить этого, нужна надёжная система планирования и контроля производственного процесса.
Главной задачей MRP как концепции и как компьютерной программы являлось обеспечение гарантии наличия материальных ресурсов (комплектующие, сырьё, оборудование) для поддержания выпуска продукции в соответствии с графиком в полном объёме. MRP-система поддерживала создание плана заказов (какое количество ресурсов и где должно быть), и его изменение в случае если план на выпуск готовой продукции по какой то причине менялся.
Система MRP II в отличие от MRP обладает расширенным функционалом, позволяющим решать все вышеперечисленные задачи. Главной задачей системы MRP II является интеграция всех основных процессов производственного предприятия: производство, снабжение, запасы, продажи, дистрибуция, финансы, основные средства и т. д. для непосредственного осуществления производства.
Сегодня найти современное ПО под названием MRP II практически невозможно, но данные процессы и автоматизируемые их программные компоненты, остались, но уже под более современным названием ERP (Enterprise Resource Planning) — управление ресурсами предприятия.
ERP принято считать дальнейшим развитием систем класса MRP II, но теперь есть два важных нюанса.
Единого стандарта ERP не существует, но есть единый принцип (назначение) – интеграция всех отделов и функций предприятия в единую информационную систему. Как правило, система состоит из отдельных модулей или функциональных блоков. Состав программного комплекса (состав модулей) зависит от отрасли, в котором действует предприятие и от его потребностей.
К примеру, вот какие модули содержит ERP-система от SAP для малых и средних предприятий.
Можно обратить внимание, что первые три модуля есть не что иное, как функционал отдельных классов систем: учётная система (бухгалтерия и финансы), CRM и BI. У других производителей систем есть модули управления персоналом, закупками, BPMS.
Системы класса ERP (платформа) используя принцип интеграции, позволяют проводить комплексную корпоративную автоматизацию по принципу «одна система — весь функционал».
Таким образом, в развитии информационных систем можно увидеть два противоположных тренда: дифференциацию, когда развиваются и множатся специфические классы и интеграцию, когда создаются платформы для множества различных по природе функций. Парадокс, но зачастую эти два тренда происходят одновременно.
Завершая обзор исследования ещё раз напомню, что какое бы решение касательно автоматизации на своём предприятии вы ни принимали, оно должно быть верным многочисленным критериям и соответствовать вашей общей стратегии развития.
Если вам необходима помощь в этом важном направлении мы всегда рады её оказать.