Столица BE.Sukhorukov@gmail.com
Бизнес инжиниринг анонс изображение Качаем навык управления проектами или еще раз про PMI PMBOK

Структура статьи

  1. Вводная часть
  2. Управление интеграцией проекта
  3. Управление содержанием проекта
  4. Управление расписанием
  5. Управление стоимостью
  6. Управление качеством
  7. Управление ресурсами проекта
  8. Управление коммуникациями проекта
  9. Управление рисками проекта
  10. Управление закупками проекта
  11. Управление заинтересованными сторонам
  12. Заключение

Друзья, всем привет. Сегодня я расскажу про управление проектами, про методологию или свод правил по управлению проектами PMI PMBOK (Project Management Institute Project Management Body Of Knowledge). Выпустил эту методологию и регулярно ее обновляет авторитетный институт по управлению проектами, расположенный в Пенсильвании, США. Несмотря на то, что в мире есть и другие методологии, например британский стандарт PRINCE2 или японский P2M, в России наиболее популярна именно эта, на ее основе приняты ГОСТы по проектному менеджменту.

В целом я попробую лаконично, но возможности интересно рассказать о тех знаниях и опыте в области управления проектами, которые получил на данный момент. Также я являюсь сертифицированным экспертом по управлению проектами – PME.
  
Методика управления проектами универсальна, правила одни и те же. Сами же проекты всегда разные, они имеют начало и конец в отличие от операционной деятельности, которая, как бы происходит постоянно, рутинно. Мы с вами являемся участниками множества проектов и на работе и дома. Проектом может быть исследование рынка, разработка программного обеспечения, строительство нового здания. Проектом может быть и переезд на новое место жительства или создание семьи.

PMI PMBOK – методология использующая современный процессный подход, согласно которого все работы по управлению проектом осуществляются в виде отдельных взаимосвязанных между собой процессов. Каждый процесс начинается с исходного состояния и завершается неким результатом или ценностью, которая затем используется в других процессах или является конечным продуктом. Всего методология содержит 49 процессов из 10 областей зданий. Процессы можно сгруппировать не только по областям знаний, но и по фазам жизненного цикла проекта: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение. Таким PMBOK есть сеть взаимосвязанных процессов по управлению проектами, выполнение которых приведет вас к успеху (статистика показывает, что вероятность успеха выше там, где используется осознанное профессиональное управление проектом). Свод правил как раз и описывает каким образом нужно производить каждый их этих процессов через определенные порядок, методики и инструменты.

Проект считается успешным, если не превышены запланированные для него бюджет и график, а также заказчик и конечные пользователи остались довольны его результатами.

Если вы профессиональный руководитель проектов или его помощник, то пройти курсы по управлению проектами и получить сертификат просто обязаны. Если вы являетесь регулярным участником различных проектов у себя в компании, то можно и самостоятельно изучить принципы проектного управления через открытые источники.

Я решил привести информацию в структурированной форме, с учетом существования 10 областей знаний. Надеюсь, мои заключения будут интересны и полезны как тем людям которые только слышали про PMBOK, так и профессионалам. По каждой из областей знаний я опишу следующее:

  • Наименование области знаний и перечень процессов.
  • Главное, что должен уметь руководитель проектов в данной области знаний.
  • Описание того как на практике происходит управление проектом (критический взгляд для полноты).
  • Перечислю простые вещи которые нужно делать для того, чтобы попробовать воплотить принцип Парето (20 % усилий дают 80 % результата).

Управление интеграцией проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Разработка устава проекта. 
  • Руководство работами проекта.
  • Разработка плана управления проектом.
  • Управление знаниями проекта.
  • Мониторинг и контроль работ проекта.
  • Управление изменениями проекта.
  • Закрытие проекта и фазы.
Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение разрабатывать и интегрировать всевозможные планы, работы, ресурсы и результаты проекта.
  • Умение аккумулировать и использовать повторно полученные на проекте знания и опыт.
  • Умение контролировать многочисленные изменения по ходу проекта.
Как зачастую управление проектом происходит по факту

  • Проект начинается секретно, а должно быть наоборот.
  • Планирования самого проекта по всем областям нет, максимум составление графика основных работ и бюджета.
  • Получаемые знания и опыт нигде не аккумулируются, и остаются в головах людей.
  • Публичное подведение итогов проекта и объявления благодарностей происходят редко.
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
  
  • Дайте старт проекту через утверждение и обнародование устава проекта. Пусть все узнают про ваш проект, его благие цели и его команду.
  • Тщательное планирование по всем областям знаний – необходимое условие успеха. Осуществляйте постоянное планирование на любом этапе по каждой из областей знаний, а затем сводите все планы в единый план, и пусть они будут созвучны - это и есть интеграция.
  • У вас есть конкретные требования к продукту и процессам? Если нет - тогда займитесь их разработкой и следите выполняются ли они.
  • На проекте постоянно происходят какие-то изменения, выделяйте существенные изменения и принимайте их с участием спонсора или заказчика, далее сообщите о них всем, и скорректируйте составленные планы!
  • Всегда фиксируйте промежуточные результаты и сообщайте об этом всем участником. Зафиксируйте промежуточный успех и приступайте к дальнейшим этапам работ в соответствии с планом.

Управление содержанием проекта 

Основные процессы по PMI PMBOK.

  • Планирование управления содержанием.

  • Сбор требований.

  • Определение содержания.

  • Создание иерархической структуры работ (ИСР).

  • Подтверждение содержания.

  • Контроль содержания.

Ключевые компетенции руководителя проектов.

  • Умение определять и контролировать содержание результата работ (что мы делаем?).

  • Умение определять и контролировать состав работ (как мы это делаем?).

Как зачастую управление проектом происходит по факту

  • Требования к проекту и работам собираются не в полном объеме. Часто требования формируются лишь заказчиком, без учета мнения остальных участников, например, конечных пользователей.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Соберите требования всех заинтересованных сторон к продукту и не забудьте про конечных пользователей, про тех, кто будет непосредственно пользоваться им.

  • Определите содержание продукта: что он из себя представляет, какие есть ограничения, какие допущения. Пусть все понимают, что именно должно получиться на выходе, чтобы не было ложных толкований и обманутых ожиданий.

  • Определите укрупненно виды (состав) работ, которые предстоит сделать по ходу проекта. Сгруппируйте эти работы в блоки по специфике или стадии.

  • Декомпозируйте (разбейте) эти работы на более мелкие работы (блоки работ), привлеките для этого специалистов, кто досконально не разбираетесь в тех или иных работах. Это и есть иерархическая структура работ (ИСР). Теперь вы готовы к составлению графика и бюджета проекта.

Управление расписанием проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование управления расписанием.

  • Определение операций.

  • Определение последовательности операций.

  • Оценка длительности операций.

  • Разработка расписания.

  • Контроль расписания.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение управлять выделенным временем на проект и завершать его в установленные сроки.

Как зачастую управление проектом происходит по факту

  • Одна из самых выполняемых областей знаний. Ведь формальный график работ есть почти у каждого проекта.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Следуйте правильной последовательности при разработке графика работ: определение операций (детализация ИСР), определение взаимосвязей операций (последовательно или параллельно), оценка длительности операций, создание общего графика работ.

  • Чем тщательнее определены операции, тем точнее будет оценка сроков и ниже вероятность перерасхода бюджета.

  • Формируйте резервы времени.

  • Постоянно выявляйте и оценивайте события и факторы, влияющие на ход работ в части графика, если изменения существенные нужно корректировать график (и все прочие планы), в остальных случаях нужно оказать влияние с целью сохранения базового расписания.

  • Фиксируйте причины отклонений, извлекайте уроки.

Управление стоимостью проекта

Основные процессы по PMI PMBOK.

  • Планирование управления стоимостью.
  • Оценка стоимости операций.
  • Определение бюджета.
  • Контроль стоимости.
Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение реализовать проект в рамках выделенного бюджета.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Вы знаете хотя бы один проект, который не вышел за рамки запланированного бюджета?

  • В больших проектах связь между финансовым отделом и остальными отделами компании, создающими результат недостаточно глубока, что приводит к неточной финансовой оценке.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Чтобы точно определить стоимость будущих работ нужно иметь ИСР, которая детализирована до отдельных операций, оценка стоимостей этих операций и их дальнейшее сложение повысит точность бюджета.

  • Если вы не разбираетесь в производимых работах досконально, привлеките человека, который разбирается в них хорошо.

  • Если неопределенность высока - формируйте резервы на непредвиденные обстоятельства.

  • Как и в случае с графиком работ РП оказывает влияние на отклоняющие факторы с целью сохранения базового бюджета.

Управление качеством проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование качества.

  • Управление качеством.

  • Контроль качества.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение повышать качество работ по проекту (качественная организация работ) и качество результатов проекта.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Проверка качества проводится лишь там, где она заранее «предписана» кем-то или чем-то.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Качество это степень соответствия чему-либо. Создайте критерии качества (с учетом мнения заинтересованных сторон) и постоянно проверяйте качество продукта на соответствие этим критериям по заранее разработанному плану.

  • Качественным должен быть не только товар или услуга, но и сам процесс управления проектом и сами производимые работы.

Управление ресурсами проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование управления ресурсами.

  • Оценка ресурсов операций.

  • Приобретение ресурсов.

  • Развитие команды проекта.

  • Управление командой проекта.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение управлять всеми ресурсами проекта, включая человеческие.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Управление данной областью не консолидировано.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Расписанная ИСР с пакетами работ (элементарных работ) также является основой для оценки ресурсов работ.

  • Заранее проверяйте доступность ресурсов к тому моменту, когда они нужны проекту в соответствии с графиком.

  • Управление проектом это управление людьми. Распределите роли и ответственность в команде, поощряйте дисциплину.

  • Руководители проектов должны обладать профессиональными, техническими навыками в данной отрасли – «жесткими» навыками, и умением общаться с людьми – «мягкими» навыками. Чем больше проект, тем выше значение «мягких» навыков.

  • РП должен разбираться в психотипах и ролях работников, уметь развивать команду («тимбилдинг»), создавать благоприятный психологический климат, мотивировать, обеспечивать обратную связь, разрешать конфликтные ситуации и многое другое.

Управление коммуникациями проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование управления коммуникациями.

  • Управление коммуникациями.

  • Контроль коммуникаций.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение организовать коммуникационные взаимодействия и потоки информации между всеми заинтересованными сторонами и участниками проекта.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • В наших проектах часто коммуникации стихийны или вовсе не приветствуются.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Непосредственно коммуникации с участниками занимаю большую часть времени РП. Для повышения эффективности работы со временем сокращайте совещания, пишите кратко, говорите четко.

  • Заранее спланируйте, кто из заинтересованных сторон, нуждается в какой информации, и каким способом он будет ее получать.

  • Активно используйте информационные технологии при выстраивании каналов коммуникации.

Управление рисками проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование управления рисками.

  • Идентификация рисков.

  • Анализ рисков.

  • Планирование реагирования на риски.

  • Мониторинг рисков.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение управлять рисками: повышать положительные риски и снижать негативные риски.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Управление данной областью не консолидировано.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Величина риска это произведение его вероятности на влияние.

  • Постоянно идентифицируйте риски, анализируйте их и планируйте шаги (стратегии) по их устранению заранее.

  • Чаще используйте методы мозгового штурма и экспертные оценки как РП.

  • У каждого риска или типа риска также должен быть владелец (ответственный за него и его мониторинг).

Управление закупками проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Планирование управления закупками.

  • Осуществление закупок.

  • Контроль закупок.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение управлять закупками продуктов и услуг, необходимых для обеспечения работ по проекту.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Во многих компаниях существуют отделы по закупкам и тендерам.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Тщательно анализируйте производить самим или покупать на стороне.

  • Регулярно обновляйте список поставщиков, анализируя рынок. Не допускайте ситуации, когда поставщик один и без альтернативы.

  • Если наняли поставщика на стороне организуйте компетентный контроль за его работой.

  • Тщательно администрируйте договора, изменения к ним, приемо-сдаточную документацию.

Управление заинтересованными сторонами проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

  • Идентификация заинтересованных сторон.

  • Управление вовлечением заинтересованных сторон.

  • Мониторинг вовлеченности.

Ключевые компетенции руководителя проектов

  • Умение вовлекать заинтересованные стороны в проект, которые оказывают на него положительное влияние.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

  • Управление заинтересованными сторонам часто прерогатива руководства, а не команды проекта.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

  • Идентифицируйте всех лиц и организации, имеющие отношение к проекту и силу влияния на проект.

  • Активно коммуницируйте с ними, удовлетворяйте их потребности и интересы с целью их вовлечения и позитивного влияния на проект.

Напоследок хочу отметить, что стандарт PMI PMBOK не то чтобы устарел, нет, но стал уже классическим подходом. Сегодня управление проектами со сложной структурой осуществляется с помощью гибридных технологий - это некое смешение классического подхода и гибких итерационных технологий типа Agile и SCRUM. Про гибридные технологии я расскажу позднее. Разница между этими подходами примерно такая: PMBOK это последовательное выполнение известных работ (waterfall) и дисциплина, а гибкие методологии — это параллельное выполнение маленькими частями неизвестных работ (высокая неопределённость на любом этапе проекта) плюс либеральная атмосфера