Друзья, всем привет. Сегодня я расскажу про управление проектами, про методологию или свод правил по управлению проектами PMI PMBOK (Project Management Institute Project Management Body Of Knowledge). Выпустил эту методологию и регулярно ее обновляет авторитетный институт по управлению проектами, расположенный в Пенсильвании, США. Несмотря на то, что в мире есть и другие методологии, например британский стандарт PRINCE2 или японский P2M, в России наиболее популярна именно эта, на ее основе приняты ГОСТы по проектному менеджменту.
Управление интеграцией проекта
Управление содержанием проекта
Основные процессы по PMI PMBOK.
Планирование управления содержанием.
Сбор требований.
Определение содержания.
Создание иерархической структуры работ (ИСР).
Подтверждение содержания.
Контроль содержания.
Ключевые компетенции руководителя проектов.
Умение определять и контролировать содержание результата работ (что мы делаем?).
Умение определять и контролировать состав работ (как мы это делаем?).
Как зачастую управление проектом происходит по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Соберите требования всех заинтересованных сторон к продукту и не забудьте про конечных пользователей, про тех, кто будет непосредственно пользоваться им.
Определите содержание продукта: что он из себя представляет, какие есть ограничения, какие допущения. Пусть все понимают, что именно должно получиться на выходе, чтобы не было ложных толкований и обманутых ожиданий.
Определите укрупненно виды (состав) работ, которые предстоит сделать по ходу проекта. Сгруппируйте эти работы в блоки по специфике или стадии.
Декомпозируйте (разбейте) эти работы на более мелкие работы (блоки работ), привлеките для этого специалистов, кто досконально не разбираетесь в тех или иных работах. Это и есть иерархическая структура работ (ИСР). Теперь вы готовы к составлению графика и бюджета проекта.
Управление расписанием проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование управления расписанием.
Определение операций.
Определение последовательности операций.
Оценка длительности операций.
Разработка расписания.
Контроль расписания.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую управление проектом происходит по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Следуйте правильной последовательности при разработке графика работ: определение операций (детализация ИСР), определение взаимосвязей операций (последовательно или параллельно), оценка длительности операций, создание общего графика работ.
Чем тщательнее определены операции, тем точнее будет оценка сроков и ниже вероятность перерасхода бюджета.
Формируйте резервы времени.
Постоянно выявляйте и оценивайте события и факторы, влияющие на ход работ в части графика, если изменения существенные нужно корректировать график (и все прочие планы), в остальных случаях нужно оказать влияние с целью сохранения базового расписания.
Фиксируйте причины отклонений, извлекайте уроки.
Управление стоимостью проекта
Основные процессы по PMI PMBOK.
Как зачастую происходит управление проектом по факту
Вы знаете хотя бы один проект, который не вышел за рамки запланированного бюджета?
В больших проектах связь между финансовым отделом и остальными отделами компании, создающими результат недостаточно глубока, что приводит к неточной финансовой оценке.
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Чтобы точно определить стоимость будущих работ нужно иметь ИСР, которая детализирована до отдельных операций, оценка стоимостей этих операций и их дальнейшее сложение повысит точность бюджета.
Если вы не разбираетесь в производимых работах досконально, привлеките человека, который разбирается в них хорошо.
Если неопределенность высока - формируйте резервы на непредвиденные обстоятельства.
Как и в случае с графиком работ РП оказывает влияние на отклоняющие факторы с целью сохранения базового бюджета.
Управление качеством проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование качества.
Управление качеством.
Контроль качества.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Качество это степень соответствия чему-либо. Создайте критерии качества (с учетом мнения заинтересованных сторон) и постоянно проверяйте качество продукта на соответствие этим критериям по заранее разработанному плану.
Качественным должен быть не только товар или услуга, но и сам процесс управления проектом и сами производимые работы.
Управление ресурсами проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование управления ресурсами.
Оценка ресурсов операций.
Приобретение ресурсов.
Развитие команды проекта.
Управление командой проекта.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Расписанная ИСР с пакетами работ (элементарных работ) также является основой для оценки ресурсов работ.
Заранее проверяйте доступность ресурсов к тому моменту, когда они нужны проекту в соответствии с графиком.
Управление проектом это управление людьми. Распределите роли и ответственность в команде, поощряйте дисциплину.
Руководители проектов должны обладать профессиональными, техническими навыками в данной отрасли – «жесткими» навыками, и умением общаться с людьми – «мягкими» навыками. Чем больше проект, тем выше значение «мягких» навыков.
РП должен разбираться в психотипах и ролях работников, уметь развивать команду («тимбилдинг»), создавать благоприятный психологический климат, мотивировать, обеспечивать обратную связь, разрешать конфликтные ситуации и многое другое.
Управление коммуникациями проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование управления коммуникациями.
Управление коммуникациями.
Контроль коммуникаций.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Непосредственно коммуникации с участниками занимаю большую часть времени РП. Для повышения эффективности работы со временем сокращайте совещания, пишите кратко, говорите четко.
Заранее спланируйте, кто из заинтересованных сторон, нуждается в какой информации, и каким способом он будет ее получать.
Активно используйте информационные технологии при выстраивании каналов коммуникации.
Управление рисками проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование управления рисками.
Идентификация рисков.
Анализ рисков.
Планирование реагирования на риски.
Мониторинг рисков.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Величина риска это произведение его вероятности на влияние.
Постоянно идентифицируйте риски, анализируйте их и планируйте шаги (стратегии) по их устранению заранее.
Чаще используйте методы мозгового штурма и экспертные оценки как РП.
У каждого риска или типа риска также должен быть владелец (ответственный за него и его мониторинг).
Управление закупками проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Планирование управления закупками.
Осуществление закупок.
Контроль закупок.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Тщательно анализируйте производить самим или покупать на стороне.
Регулярно обновляйте список поставщиков, анализируя рынок. Не допускайте ситуации, когда поставщик один и без альтернативы.
Если наняли поставщика на стороне организуйте компетентный контроль за его работой.
Тщательно администрируйте договора, изменения к ним, приемо-сдаточную документацию.
Управление заинтересованными сторонами проекта
Основные процессы по PMI PMBOK
Идентификация заинтересованных сторон.
Управление вовлечением заинтересованных сторон.
Мониторинг вовлеченности.
Ключевые компетенции руководителя проектов
Как зачастую происходит управление проектом по факту
20 % усилий, которые могут дать 80 % результата
Идентифицируйте всех лиц и организации, имеющие отношение к проекту и силу влияния на проект.
Активно коммуницируйте с ними, удовлетворяйте их потребности и интересы с целью их вовлечения и позитивного влияния на проект.
Напоследок хочу отметить, что стандарт PMI PMBOK не то чтобы устарел, нет, но стал уже классическим подходом. Сегодня управление проектами со сложной структурой осуществляется с помощью гибридных технологий - это некое смешение классического подхода и гибких итерационных технологий типа Agile и SCRUM. Про гибридные технологии я расскажу позднее. Разница между этими подходами примерно такая: PMBOK это последовательное выполнение известных работ (waterfall) и дисциплина, а гибкие методологии — это параллельное выполнение маленькими частями неизвестных работ (высокая неопределённость на любом этапе проекта) плюс либеральная атмосфера