Качаем навык управления проектами или еще раз про PMI PMBOK

• Наименование области знаний и перечень процессов.
• Главное, что должен уметь руководитель проектов в данной области знаний.
• Описание того как на практике происходит управление проектом (критический взгляд для полноты).
• Перечислю простые вещи которые нужно делать для того, чтобы попробовать воплотить принцип Парето (20 % усилий дают 80 % результата).

Управление интеграцией проекта

Управление содержанием проекта 

Основные процессы по PMI PMBOK.

• Планирование управления содержанием.

• Сбор требований.

• Определение содержания.

• Создание иерархической структуры работ (ИСР).

• Подтверждение содержания.

• Контроль содержания.

Ключевые компетенции руководителя проектов.

• Умение определять и контролировать содержание результата работ (что мы делаем?).

• Умение определять и контролировать состав работ (как мы это делаем?).

Как зачастую управление проектом происходит по факту

• Требования к проекту и работам собираются не в полном объеме. Часто требования формируются лишь заказчиком, без учета мнения остальных участников, например, конечных пользователей.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Соберите требования всех заинтересованных сторон к продукту и не забудьте про конечных пользователей, про тех, кто будет непосредственно пользоваться им.

• Определите содержание продукта: что он из себя представляет, какие есть ограничения, какие допущения. Пусть все понимают, что именно должно получиться на выходе, чтобы не было ложных толкований и обманутых ожиданий.

• Определите укрупненно виды (состав) работ, которые предстоит сделать по ходу проекта. Сгруппируйте эти работы в блоки по специфике или стадии.

• Декомпозируйте (разбейте) эти работы на более мелкие работы (блоки работ), привлеките для этого специалистов, кто досконально не разбираетесь в тех или иных работах. Это и есть иерархическая структура работ (ИСР). Теперь вы готовы к составлению графика и бюджета проекта.

Управление расписанием проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование управления расписанием.

• Определение операций.

• Определение последовательности операций.

• Оценка длительности операций.

• Разработка расписания.

• Контроль расписания.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение управлять выделенным временем на проект и завершать его в установленные сроки.

Как зачастую управление проектом происходит по факту

• Одна из самых выполняемых областей знаний. Ведь формальный график работ есть почти у каждого проекта.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Следуйте правильной последовательности при разработке графика работ: определение операций (детализация ИСР), определение взаимосвязей операций (последовательно или параллельно), оценка длительности операций, создание общего графика работ.

• Чем тщательнее определены операции, тем точнее будет оценка сроков и ниже вероятность перерасхода бюджета.

• Формируйте резервы времени.

• Постоянно выявляйте и оценивайте события и факторы, влияющие на ход работ в части графика, если изменения существенные нужно корректировать график (и все прочие планы), в остальных случаях нужно оказать влияние с целью сохранения базового расписания.

• Фиксируйте причины отклонений, извлекайте уроки.

Управление стоимостью проекта

Основные процессы по PMI PMBOK.

• Умение реализовать проект в рамках выделенного бюджета.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Вы знаете хотя бы один проект, который не вышел за рамки запланированного бюджета?

• В больших проектах связь между финансовым отделом и остальными отделами компании, создающими результат недостаточно глубока, что приводит к неточной финансовой оценке.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Чтобы точно определить стоимость будущих работ нужно иметь ИСР, которая детализирована до отдельных операций, оценка стоимостей этих операций и их дальнейшее сложение повысит точность бюджета.

• Если вы не разбираетесь в производимых работах досконально, привлеките человека, который разбирается в них хорошо.

• Если неопределенность высока - формируйте резервы на непредвиденные обстоятельства.

• Как и в случае с графиком работ РП оказывает влияние на отклоняющие факторы с целью сохранения базового бюджета.

Управление качеством проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование качества.

• Управление качеством.

• Контроль качества.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение повышать качество работ по проекту (качественная организация работ) и качество результатов проекта.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Проверка качества проводится лишь там, где она заранее «предписана» кем-то или чем-то.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Качество это степень соответствия чему-либо. Создайте критерии качества (с учетом мнения заинтересованных сторон) и постоянно проверяйте качество продукта на соответствие этим критериям по заранее разработанному плану.

• Качественным должен быть не только товар или услуга, но и сам процесс управления проектом и сами производимые работы.

Управление ресурсами проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование управления ресурсами.

• Оценка ресурсов операций.

• Приобретение ресурсов.

• Развитие команды проекта.

• Управление командой проекта.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение управлять всеми ресурсами проекта, включая человеческие.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Управление данной областью не консолидировано.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Расписанная ИСР с пакетами работ (элементарных работ) также является основой для оценки ресурсов работ.

• Заранее проверяйте доступность ресурсов к тому моменту, когда они нужны проекту в соответствии с графиком.

• Управление проектом это управление людьми. Распределите роли и ответственность в команде, поощряйте дисциплину.

• Руководители проектов должны обладать профессиональными, техническими навыками в данной отрасли – «жесткими» навыками, и умением общаться с людьми – «мягкими» навыками. Чем больше проект, тем выше значение «мягких» навыков.

• РП должен разбираться в психотипах и ролях работников, уметь развивать команду («тимбилдинг»), создавать благоприятный психологический климат, мотивировать, обеспечивать обратную связь, разрешать конфликтные ситуации и многое другое.

Управление коммуникациями проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование управления коммуникациями.

• Управление коммуникациями.

• Контроль коммуникаций.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение организовать коммуникационные взаимодействия и потоки информации между всеми заинтересованными сторонами и участниками проекта.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• В наших проектах часто коммуникации стихийны или вовсе не приветствуются.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Непосредственно коммуникации с участниками занимаю большую часть времени РП. Для повышения эффективности работы со временем сокращайте совещания, пишите кратко, говорите четко.

• Заранее спланируйте, кто из заинтересованных сторон, нуждается в какой информации, и каким способом он будет ее получать.

• Активно используйте информационные технологии при выстраивании каналов коммуникации.

Управление рисками проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование управления рисками.

• Идентификация рисков.

• Анализ рисков.

• Планирование реагирования на риски.

• Мониторинг рисков.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение управлять рисками: повышать положительные риски и снижать негативные риски.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Управление данной областью не консолидировано.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Величина риска это произведение его вероятности на влияние.

• Постоянно идентифицируйте риски, анализируйте их и планируйте шаги (стратегии) по их устранению заранее.

• Чаще используйте методы мозгового штурма и экспертные оценки как РП.

• У каждого риска или типа риска также должен быть владелец (ответственный за него и его мониторинг).

Управление закупками проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Планирование управления закупками.

• Осуществление закупок.

• Контроль закупок.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение управлять закупками продуктов и услуг, необходимых для обеспечения работ по проекту.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Во многих компаниях существуют отделы по закупкам и тендерам.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Тщательно анализируйте производить самим или покупать на стороне.

• Регулярно обновляйте список поставщиков, анализируя рынок. Не допускайте ситуации, когда поставщик один и без альтернативы.

• Если наняли поставщика на стороне организуйте компетентный контроль за его работой.

• Тщательно администрируйте договора, изменения к ним, приемо-сдаточную документацию.

Управление заинтересованными сторонами проекта

Основные процессы по PMI PMBOK

• Идентификация заинтересованных сторон.

• Управление вовлечением заинтересованных сторон.

• Мониторинг вовлеченности.

Ключевые компетенции руководителя проектов

• Умение вовлекать заинтересованные стороны в проект, которые оказывают на него положительное влияние.

Как зачастую происходит управление проектом по факту

• Управление заинтересованными сторонам часто прерогатива руководства, а не команды проекта.

20 % усилий, которые могут дать 80 % результата

• Идентифицируйте всех лиц и организации, имеющие отношение к проекту и силу влияния на проект.

• Активно коммуницируйте с ними, удовлетворяйте их потребности и интересы с целью их вовлечения и позитивного влияния на проект.

Напоследок хочу отметить, что стандарт PMI PMBOK не то чтобы устарел, нет, но стал уже классическим подходом. Сегодня управление проектами со сложной структурой осуществляется с помощью гибридных технологий - это некое смешение классического подхода и гибких итерационных технологий типа Agile и SCRUM. Про гибридные технологии я расскажу позднее. Разница между этими подходами примерно такая: PMBOK это последовательное выполнение известных работ (waterfall) и дисциплина, а гибкие методологии — это параллельное выполнение маленькими частями неизвестных работ (высокая неопределённость на любом этапе проекта) плюс либеральная атмосфера